Start auf der „grünen Wiese“
Bereits bei der Gründung von Tedesio wurde ein Anforderungsprofil mit Kriterienkatalog für eine Softwarelösung für die Zeiterfassung formuliert. „Als Gründer eines reinen Projektunternehmens war mir von Anfang an klar, wie wichtig ein leistungsfähiges, benutzerfreundliches und flexibles Tool für den Erfolg meines neuen Unternehmens sein würde“, erinnert sich Holger May, Gründer und Ge- schäftsführer der Tedesio GmbH an die ursprüngliche Ausgangslage. „Unsere bisherigen Erfahrungen mit derartigen Lösungen stammen alle aus Großunternehmen und waren für das neue Unternehmen nicht anwendbar, wir begannen quasi auf der ‚grünen Wiese‘“, bestätigt Hartmut Höche, Berater und Projektleiter, der ebenfalls von Anfang an in die Suche nach einer entsprechenden Softwareanwen- dung eingebunden war. Über eine Internetrecherche stießen die beiden IT-Experten dann auf die Softwarelösung ZEP der Firma provantis IT Solutions aus Ditzingen.
„Ein leistungsfähiges Tool zur Zeiterfassung erhöht den ‚Wohlfühlfaktor‘ für unsere Mitarbeiter‘ und ist damit ein wichtiger Aspekt bei der Bewertung des Arbeitgebers“
Holger May
Geschäftsführer
ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeit- erfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura. Nach einer entsprechenden Demophase entschied sich Tedesio dann Ende 2016, ZEP für alle Projekt- mitarbeiter im Unternehmen einzuführen. Holger May erinnert sich: „Wir haben uns mehrere am Markt verfügbare Angebote angesehen, stellten dann aber fest, dass ZEP unser ursprünglich definiertes Anforderungsprofil einfach am besten erfüllte. Hartmut Höche ergänzt: „Bereits in der Demo- phase beeindruckte uns die gute Betreuung durch den provantis Support, der uns beim Testen der Software mit Rat und Tat zur Seite stand.“
Zeiterfassung in der Cloud
Als Betriebsmodell entschied sich Tedesio für das Cloud Computing-Modell. ZEP kann sowohl als Cloud Service, als auch als On-Premise-Lösung genutzt werden. Holger May erklärt: „Wir haben im Vorfeld sehr wohl beide Betriebsmodelle durchdacht. Am Ende entschieden wir uns für den Cloud Service, da wir so ohne zusätzlichen Installations- und Implementierungsaufwand sowie zusätzliche Investitionen sofort ein fertiges Produkt nutzen konnten, das sämtliche Kriterien erfüllte. Individuelle Anpassungen waren dabei dennoch möglich.“ „Und was Datenschutz und Datenintegrität betrifft, konnten wir uns davon überzeugen, dass dieser auch im Cloud Computing-Betrieb bei ZEP vollum- fänglich gewährleistet ist“, erläutert Hartmut Höche. Und so war der Einsatz von ZEP letztendlich auch ein Aspekt für eine erfolgreiche Zertifizierung der Tedesio GmbH nach ISO 9001/27001.
Mobile Computing: Mobilität und Benutzerfreundlichkeit sind ein Muss
Für die Eingabe ihrer Projektzeiten nutzen die Tedesio-Mitarbeiter neben der webbasierten Benut- zeroberfläche von ZEP auch die mobile Apps der Lösung, die für Android und iOS zur Verfügung ste- hen. Hartmut Höche: „Als typischer Dienstleister sind unsere Mitarbeiter natürlich die meiste Zeit vor Ort beim Kunden tätig. Aus diesem Grund muss ein möglichst einfaches Reporting gewährleistet sein. Über die mobilen Apps von ZEP können unsere Mitarbeiter ihre Belege einfach mit ihrem mobilen Endgerät (Handy oder Tablet/iPad) abfotografieren und so erfassen.“ Die intuitive Benutzerober- fläche ist sehr benutzerfreundlich, dies zeigt sich insbesondere bei der Einweisung neuer Mitarbeiter. Da Tedesio seit seiner Gründung kontinuierlich wächst, stehen diese Einweisungen regelmäßig auf der Tagesordnung. „Ein leistungsfähiges Tool zur Zeiterfassung erhöht den ‚Wohlfühlfaktor‘ für unsere Mitarbeiter‘ und ist damit ein wichtiger Aspekt bei der Bewertung des Arbeitgebers“, ist Holger May überzeugt. „Auf der anderen Seite profitiert das Unternehmen von der hohen Präzision bei der Erfassung“.
Dokumentengenerator erleichtert internes und externes Reporting
Ein ZEP-Zusatzmodul, das bei Tedesio ebenfalls zum Einsatz kommt, ist der Dokumentengenerator. Dieses Modul ermöglicht das Erstellen nahezu aller Abrechnungen und Auswertungen in den Forma- ten MS-Word, Open-Office, Star-Office sowie PDF. Die in ZEP erfassten Daten und Zeiten werden dabei automatisch übernommen. „Wir verwenden den ZEP Dokumentengenerator zum einen für das externe Monats-Reporting an Kunden. Wir sind so in der Lage, die geleisteten Projektzeiten nachzu- weisen und dem Kunden zur Freigabe vorzulegen“, erklärt Holger May den Einsatz des Zusatzmoduls bei Tedesio. „Darüber hinaus nutzen wir das Modul zur internen Auswertung der erfassten Belege (Reisekosten, etc.) und zur Stundenabrechnung pro Quartal und Mitarbeiter für den Quartalsab- schluss.“
