Die digitale Personalakte revolutioniert das moderne Personalmanagement und ersetzt zunehmend die traditionelle Papierakte. Durch die Digitalisierung profitieren Unternehmen von einem schnelleren, ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige Dokumente, was besonders im Homeoffice von Vorteil ist.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Unterlagen in die digitale Personalakte gehören, welche Originale weiterhin aufbewahrt werden sollten und wie der reibungslose Übergang zur digitalen Archivierung gelingt. Erhalten Sie wertvolle Einblicke in die wichtigsten Regelungen und die zahlreichen Vorteile, die eine digitale Personalakte bietet.
Was versteht man unter einer digitalen Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Version der herkömmlichen Personalakte, in der alle relevanten Unterlagen und Daten eines Mitarbeiters digital gespeichert werden. Unternehmen, die ihre Personalakten digitalisieren, profitieren von einer effizienteren Verwaltung und einem schnelleren Zugriff auf Dokumente. Die elektronische Personalakte ermöglicht es, Informationen zentral zu speichern und mit wenigen Klicks zu durchsuchen, was den Prozess, eine Personalakte zu digitalisieren, wesentlich vereinfacht.
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Derzeit bewahren viele Arbeitgeber Unterlagen noch in Papierform auf, haben jedoch bis 2026 Zeit zur Umstellung auf elektronische Aufbewahrung. Bis dahin können sie eine Befreiung von der digitalen Pflicht beantragen, indem sie Anträge beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung stellen. Weitere Details regelt der neue § 8 Absatz 3 BVV, während § 9a BVV gemeinsame Grundsätze von Sozialversicherungsträgern festlegt. Eine gesetzliche Pflicht zur Führung einer digitalen Personalakte besteht derzeit also noch nicht. Allerdings sind Arbeitgeber seit Januar 2022 verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen digital zu führen, was die Umstellung auf eine Personalakte digital zunehmend erforderlich macht. Zu diesen Unterlagen gehören insbesondere:
- Nachweise der Elternschaft
- Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten
- Krankenkassenbescheinigung über die Feststellung der Versicherungspflicht
Diese Vorgaben sind in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und im Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch festgelegt. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass diese und andere relevante Entgeltunterlagen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und digital verwaltet werden.
Alle Vorteile im Überblick
Die Umstellung auf eine digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile, die weit über den reinen Platz- und Papierbedarf hinausgehen. Sie optimiert nicht nur Ihre Arbeitsabläufe, sondern stärkt auch den Datenschutz und die Effizienz in der Personalabteilung.
Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Vorteile einer digitalen Personalakte auf einen Blick:
- Weniger Platz- und Papierbedarf
- Strukturiertes, einheitliches System mit schlanken, standardisierten Arbeitsabläufen
- Schneller und einfacher Zugriff auf benötigte Daten
- Automatisierte Prozesse für schnelle Änderungen und Ergänzungen
- Sicherer Umgang mit sensiblen Daten
- Orts- und zeitunabhängiger Zugriff, ideal für Homeoffice und andere Standorte
- Transparenz darüber, wer welche Daten genutzt hat
- Gleichzeitiger Datenzugriff für mehrere berechtigte Nutzer
- Vereinfachte und elektronische Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben
- Reduzierter Verbrauch von Toner und Papier sowie weniger Staurau
- Verbesserter Datenschutz durch kontrollierten Zugriff
- Effizienter und transparenter Bewerbungsprozess
- Zeitersparnis für Personaler, um sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren
- Erfüllung der Anforderungen an revisionssichere Archivierung gemäß GoBD
Mit diesen Vorteilen steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihres Unternehmens, sondern fördern auch eine moderne und zukunftsorientierte Unternehmenskultur.
Aufbau & Anforderungen: Was gehört alles in eine digitale Personalakte?
Eine gut organisierte digitale Personalakte erfordert eine klare Struktur, um alle relevanten Informationen effizient zu verwalten. Unabhängig von ihrer Form sollten folgende Inhalte in einer strukturierten elektronischen Personalakte enthalten sein:
- Bewerbungsunterlagen und Weiterbildungsbescheinigungen
- Personalfragebogen
- Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
- Gehaltsentwicklung
- Sozialversicherungsunterlagen
- Daten zur Lohnsteuer
- Zwischenzeugnisse und Beurteilungen
- Gegenseitige Korrespondenz
- Unterlagen zu Elternzeit
- Daten zu Urlaub und Krankheit
- Abmahnungen
Es ist wichtig zu beachten, dass sensible persönliche Informationen wie politische Ansichten, Social-Media-Aktivitäten, Gewerkschaftszugehörigkeit oder ärztliche Unterlagen nicht in die digitale Personalakte aufgenommen werden sollten. Die Struktur der elektronischen Personalakte sollte darauf ausgelegt sein, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren und ausschließlich dienstrelevante Dokumente zu speichern.
Aufbewahrungsfristen: Das gilt für Unternehmen!
Auch bei der der digitalen Personalakte müssen Unternehmen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen strikt einhalten:
Lohnsteuerrelevante Unterlagen 6 Jahre❗
Beitragsnachweise für die Sozialversicherung 5 Jahre ❗
Belege über Mindestlohnzahlungen 2 Jahre ❗
Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters sollten andere Inhalte so lange aufbewahrt werden, bis mögliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, deren Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt, ausgeschlossen sind.
Das ist bei der Digitalisierung von Personalakten und dem Datenschutz zu berücksichtigen!
Bei der Digitalisierung von Personalakten müssen strenge Datenschutzvorschriften eingehalten werden:
Fazit
Die Digitalisierung von Personalakten stellt einen bedeutenden Fortschritt im Personalmanagement dar, der Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet, von der Prozessoptimierung bis hin zum ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige Dokumente. Um den Übergang zur digitalen Personalakte erfolgreich zu gestalten, ist es essenziell, sich an die gesetzlichen Vorschriften zu halten und sicherzustellen, dass Datenschutz und Aufbewahrungsfristen strikt eingehalten werden.
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