Als Berater müssen Sie Ihre Arbeitszeiten präzise erfassen und verwalten, um sicherzustellen, dass Ihre Beratungsstunden korrekt vergütet werden. Moderne Zeiterfassungstools unterstützen Sie dabei effektiv. In diesem Leitfaden erläutern wir Ihnen die Bedeutung der Zeiterfassung für Consulting-Unternehmen und zeigen Ihnen bewährte Methoden sowie wichtige Kriterien für die Auswahl eines passenden Tools auf.
Digitale Zeiterfassung für Berater: Warum ist sie wichtig?
Die digitale Projektzeiterfassung ist für Sie als Berater von entscheidender Bedeutung, um die zahlreichen parallel laufenden Projekte erfolgreich abzuschließen und zeitnah abzurechnen. Sie bietet Ihnen genaue Daten statt lückenhafter Erinnerungen, ermöglicht die Überprüfung und Steuerung der Produktivität, sorgt für Transparenz gegenüber Ihren Kunden und beschleunigt die Abrechnung für einen zeitnahen Cashflow. Projekt- und kundenorientierte Zeiterfassungstools, wie ZEP, helfen Ihnen zusätzlich, wertvolle Zeit bei administrativen Aufgaben zu sparen.
4 + 1: Die typische Beraterwoche
"4 + 1" als typisches Kennzeichen einer Beraterwoche bedeutet, dass sich der Berater in der Regel vier Tage vor Ort beim Kunden aufhält und einen Tag – meistens am Freitag – in seinem Büro arbeitet. An diesem Tag muss dann alles Organisatorische geregelt werden, bevor es am Montag wieder „auf Achse“ zum Kunden geht. Das minutiöse Erfassen der Arbeitsstunden der vergangenen Woche sowie das Zusammentragen und Einreichen der Belege für die Reisekosten gehört nun wirklich nicht zu den „Lieblingsarbeiten“ eines Unternehmensberaters und wird deshalb häufig auf die lange Bank geschoben. Doch so lange Arbeitszeiten nicht erfasst sind, können sie auch nicht abgerechnet werden.
Hauptmerkmal einer modernen Zeiterfassung für Unternehmensberatungen muss es deshalb sein, das mobile Erfassen der Arbeitszeiten und Reisekosten – via Internet oder über eine mobile App – zu ermöglichen. Ein wichtiges Auswahlkriterium ist dabei die Benutzerfreundlichkeit. Je weniger Klicks der Berater benötigt, um seine Zeiten zu erfassen, desto besser.
Arbeitszeiten bei Tier 1, Tier 2 & Tier 3: Das sind die Unterschiede
Die Arbeitszeiten in der Unternehmensberatung variieren deutlich je nach der Zugehörigkeit zu Tier 1, Tier 2 oder Tier 3 Beratungen. Tier 1 und Tier 2 Beratungen wie McKinsey, BCG, Bain & Company sowie Kearney, Oliver Wyman, Strategy& und Roland Berger erwarten in der Regel längere Arbeitszeiten, oft bis spät in den Abend hinein an manchen Tagen. Im Gegensatz dazu bieten Tier 3 Beratungen wie Simon-Kucher, ZEB oder Horvath in der Regel etwas ausgeglichenere Arbeitszeiten, die häufig mit regulären Bürozeiten vergleichbar sind.
Zeiterfassung im Consulting: Was sollten Sie noch bedenken?
Zeiterfassung im Consulting ist entscheidend für die Produktivität und Abrechnungsgenauigkeit. Was sollten Sie jedoch noch bedenken, um das Beste aus diesem Werkzeug herauszuholen?
Projektzeiterfassung schlägt Stundenprotokoll
Digitale Projektzeiterfassung übertrifft ein manuelles Stundenprotokoll in mehreren Aspekten. Sie ermöglicht Ihnen eine präzisere Erfassung der Arbeitszeiten, direkte Verknüpfung mit Projekten zur Fehlervermeidung und bietet einen Echtzeitüberblick über die Arbeitsleistung von Beratern. Dies verbessert das Projektcontrolling erheblich und erleichtert fundierte Entscheidungen zur Ressourcenplanung – auch für zukünftige Projekte. Zudem beschleunigt sie den Abrechnungsprozess durch automatisierte Datenverarbeitung und minimiert Fehler, was zu einer schnelleren Abrechnung und einem verbesserten Cashflow führt.
Zeiterfassung und Projektcontrolling in der Unternehmensberatung: Grundlage für unternehmerischen Erfolg
Um vom anhaltenden Branchen-Boom profitieren zu können, spielen Zeiterfassung und Projektcontrolling für Unternehmensberatungen eine zentrale Rolle. Nur wenn es gelingt, die für die verschiedenen Kundenprojekte geleisteten Arbeitszeiten zeitnah und exakt zu erfassen und abzurechnen, ist der Unternehmenserfolg gesichert. Darüber hinaus gilt es für die Projekt- und Geschäftsleitung, im "Dschungel" der unterschiedlichen, in der Regel parallel ablaufenden Beratungsprojekte, nicht den Überblick zu verlieren.
Zeitnahe Abrechnung und Projektcontrolling: Das sind die Vorteile von ZEP!
In der Unternehmensberatung ist eine zeitnahe Abrechnung der Projektarbeitszeiten entscheidend. ZEP bietet hierfür das Zusatzmodul Rechnungsstellung, das nicht nur die Erfassung und Kombination von Arbeitszeiten mit Stunden- und Tagessätzen automatisiert, sondern auch durch seine Funktionalitäten einen klaren Mehrwert bietet:
🕒 Automatisierte Abrechnung: Erfasste Zeiten werden automatisch mit den hinterlegten Sätzen kombiniert.
📅 Erinnerungsfunktion: Benachrichtigungen über ausstehende Abrechnungen und Zahlungseingänge.
📊 Umfangreiche Auswertungen: Übersicht über gestellte Rechnungen, Offene-Posten-Liste, Umsatzprognosen und mehr.
🔄 Schnittstellen: Integration mit anderen Systemen für nahtlose Prozesse.
Dieses Modul unterstützt Berater nicht nur bei der effizienten Abwicklung von Projektabrechnungen, sondern bietet auch der Geschäftsleitung wertvolle Werkzeuge für das Projekt- und Geschäftscontrolling.
Fazit
Eine präzise, genaue Zeiterfassung und Abrechnung der Projektarbeitszeiten ist für den unternehmerischen Erfolg in der Unternehmensberatung entscheidend. Moderne Zeiterfassungstools wie ZEP bieten Beratern entscheidende Funktionen zur effizienten Verwaltung ihrer Arbeitszeiten. Das Zusatzmodul für die Rechnungsstellung optimiert die Kombination von Arbeitszeiten mit Stunden- und Tagessätzen, steigert die Genauigkeit und beschleunigt den Abrechnungsprozess.
Berater profitieren von einer zuverlässigen, automatisierten Abrechnung, die Fehler minimiert und den Cashflow durch zeitnahe Zahlungen verbessert. Die Erinnerungsfunktion gewährleistet, dass keine Abrechnungen vergessen werden, während umfangreiche Auswertungen wie eine Offene-Posten-Liste und Umsatzprognosen zusätzliche Kontroll- und Planungsmöglichkeiten bieten. Mit ZEP behalten Berater und Geschäftsleitung den klaren Überblick über alle laufenden Projekte und können Ressourcen effizient planen, um den unternehmerischen Erfolg nachhaltig zu sichern.
