ZEP als webbasierte Lösung zur mobilen Zeiterfassung
Gefragt sind die Elektroinstallationen der Experten von Seedig sowohl in Unternehmen als auch in Privathaushalten. Die Bandbreite ihrer Aufgaben ist entsprechend groß und reicht von kleineren Wartungsarbeiten bis hin zu zweimonatigen Industrieprojekten mit zehnköpfigen Teams. Die Monteure der inhabergeführten Firma verbringen den Großteil ihrer Arbeitszeit bei Kunden vor Ort, iPhones und Android-Smartphones gehören zu ihrer Standardausrüstung.
Die Grevenbroicher Elektrospezialisten nutzen ZEP als Cloud-Lösung. Der Zugriff der 22 Mitarbeiter auf die Zeiterfassungssoftware ist nicht auf den PC im Büro beschränkt: ZEP ist webbasiert und so lassen sich Zeiten, Aufwände und Reisekosten auch einfach von unterwegs erfassen. Sowohl die Außendienstmitarbeiter als auch die Auszubildenden nutzen diese Option, Letztere beispielsweise, wenn sie ihre Zeiten in der Berufsschule protokollieren.
Aufwände auf einen Blick
Das war nicht immer so: Vor der Einführung von ZEP (Mitte 2011) erfasste man bei Robert Seedig die Zeit noch durch eine handschriftliche Eintragung in Tabellen. Der hohe Zeitaufwand und die Fehleranfälligkeit dieser Vorgehensweise sollten daher unterbunden werden. Die Entscheidung zugunsten von ZEP sollte zum einen helfen, bei der Erfassung der Ressourcen Zeit einzusparen. Zum anderen sollte gewährleistet sein, Projekte auswerten und nachkalkulieren zu können. Um die neue Software nutzen zu können, wurden die Daten der verschiedenen Projekte in ZEP übertragen.
Die wesentlichen Aufgaben, die die Handwerkerprofis von Seedig heute mit ZEP umsetzen, sind die Zeiterfassung und die Projektkontrolle sowie die Erfassung der Urlaube und Überstunden. Alle Angaben sind jetzt auf einen Blick ersichtlich. Zur Einarbeitung in die Software wurde das Handbuch anfangs konsultiert, die Internet-FAQ und die Programmhilfe mussten bisher aber noch nie genutzt werden. Wenn Fragen auftauchen, wenden sich die Mitarbeiter an das Support-Team bei provantis in Ditzingen.
Stabile Lösung am PC und über die iPhone-App
Hinsichtlich der Geschwindigkeit, der Stabilität und des Funktionsumfangs von ZEP sind die Grevenbroicher zufrieden: Die Software ist am PC noch nie abgestürzt und es gab auch noch keinen einzigen Datenverlust. Der Zugang über die iPhone-App „läuft rasend schnell“ und auch hier zeigt sich die hohe Verlässlichkeit des Programms. Im Gegenzug dazu würden sich die Elektrospezialisten eine Verbesserung des Systems bei der Nutzung über ein Android-Smartphone wünschen: Geschwindigkeit und Stabilität entsprechen noch nicht dem Optimum. Bisher werden auch noch keine Möglichkeiten zum Datenaustausch mit ZEP genutzt. Geplant ist eine Schnittstelle um die Rechnungen aus ZEP in Lexware zu übernehmen, so dass nicht nur die vollständige Aufwandserfassung und projektorientiere Auftragsabwicklung, sondern auch die Abrechnung über ZEP erfolgen kann.
„Faktor Mensch“
Woran es liegt, dass im Alltag noch nicht alle „Hürden“ für eine stets aktuelle und verlässliche Datenspeicherung genommen wurden? Die Benutzeroberfläche stellt für den einen oder anderen Mitarbeiter noch ein Novum dar. Hier spielt der „Faktor Mensch“ sicherlich keine unwesentliche Rolle, meint Firmenchef Robert Seedig. Einzelne Mitarbeiter vergessen auch noch schlichtweg, ihre Zeiten tagsüber einzutragen, und seien dann nicht begeistert, wenn sie kurz vor Feierabend den PC wieder anmachen müssten, um ihre Zeiten zu erfassen. Um so mehr bestärkt der Unternehmer sein Team, die Möglichkeit zu nutzen, auch von unterwegs – über iPhone oder Android-Smartphone – die Zeiten zu erfassen.
