Arbeiten Sie in Ihrer Agentur an mehreren Projekten gleichzeitig? Dann wissen Sie, wie wichtig eine gute Organisation und Zeitplanung sind. Mit einer professionellen Agentursoftware können Sie nicht nur Ihre Projekte und Ressourcen besser verwalten, sondern auch die Produktivität Ihres Teams steigern. In diesem Blogartikel erfahren Sie, warum eine Agentursoftware mit Projektzeiterfassung die optimale Lösung für moderne Agenturen ist.
Warum sollten Sie eine Agentursoftware nutzen?
Agenturen arbeiten unterschiedlich: Manche setzen auf eigene Mitarbeiter, andere arbeiten mit Freelancern. Gleichzeitig sind große Projekte, strikte Deadlines und regelmäßiges Kundenfeedback Teil Ihres Alltags. Genau hier unterstützt Sie eine Agentursoftware, indem sie die präzise Arbeitszeiterfassung erleichtert und alle Projektzeiten übersichtlich dokumentiert.
Alle Vorteile auf einen Blick
⏰ Korrekte Abrechnung: Exakte Zeiterfassung sorgt für eine präzise Berechnung der Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter.
📊 Präzise Budgetplanung: Mit einer Agentursoftware können Sie Budgets besser vorausschauend und effizient planen.
🕒 Projektanalyse: Erkennen Sie zeitintensive und/oder rentable Projekte, um gezielt zu handeln.
⚙️ Prozessoptimierung: Optimieren Sie Arbeitsabläufe, setzen Sie Ressourcen gezielter ein und sparen Sie wertvolle Zeit.
🔍 Erhöhte Transparenz: Ihre Kunden profitieren von vollständiger Nachvollziehbarkeit der Fortschritte und Aufwände.
Das sollte eine Agentursoftware können
Im Agenturalltag kann es ganz schön drunter und drüber gehen – Deadlines hier, Kundenfeedbacks dort und dann kommen auch noch administrative Aufgaben hinzu. Damit Sie sich ganz auf Ihre kreative Arbeit konzentrieren können, haben Sie die Möglichkeit, ZEP Professional als Agentursoftware mit verschiedenen Zusatzmodulen zu erweitern, um Ihren Agenturalltag etwas weniger stressig zu gestalten. Von Angebotserstellung bis zum Urlaubsmanagement können Sie unliebsame administrative Aufgaben mit nur einem einzigen Tool planen, durchführen & abschließen. Wie in einem Baukastensystem stellen Sie sich die Module zusammen, die Sie in Ihrem täglichen Doing am besten unterstützen:
Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub planen
Eine effiziente Planung von Projekten gehört ebenso zum Agenturalltag wie die Verwaltung von Abwesenheiten und Personalausfällen Ihres Teams. Die manuelle Erfassung und Verwaltung dieser Daten kann jedoch sehr zeitaufwändig sein und zu administrativen Engpässen führen. Hier kommt das Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub ins Spiel. Das Modul ermöglicht es Ihrer Agentur, die Abwesenheiten und Personalausfälle Ihres Teams digital zu erfassen und zu verwalten. Durch die automatische Führung eines Überstundenkontos pro Mitarbeiter erfüllen Sie darüber hinaus sämtliche Vorgaben des BAG zur Erfassung der kompletten Arbeitszeit.
Die Digitalisierung der Verwaltungsaufgaben lässt sich mit ZEP als passende Agentursoftware in 4 einfachen Schritten umsetzen:
- Sie erhalten eine Fehlzeitenübersicht zur besseren Planung von Urlauben und Fehlzeiten.
- Der ZEP-Kalender kann einfach in Ihre bestehenden Programme integriert werden.
- Der Monats- oder Jahresabschluss gibt Ihnen einen Überblick über den Buchungsstatus oder die Sperrung von Zeiten.
- Sie erhalten Soll/Ist-Arbeitszeiten Vergleiche, eine detaillierte Pausenübersicht und haben die Möglichkeit, vorgefertigte Auswertungen zu erstellen.
Abteilungen, Niederlassungen & Standorte verwalten
Damit Sie in Ihrer Agentur stets den Überblick über Ihre Projekte und Teams behalten, haben Sie mit dem Modul Abteilungen in ZEP Professional eine zusätzliche Strukturierungsebene zur Hand. Und das sogar über mehrere Standorte hinweg! Sie legen besonderen Wert auf interne Kostenverrechnung zwischen den Abteilungen oder möchten abteilungsspezifische Auswertungen zu Zeiten, Kosten und internen Kosten gegenüberstellen? Das Zusatzmodul in der Agentursoftware ermöglicht Ihnen genau das. Es ist besonders beliebt bei größeren Agenturen mit mehreren Niederlassungen, da es eine effektive Möglichkeit bietet, verschiedene Abteilungen zu organisieren und zu verwalten.
Ein weiterer Vorteil: Sie können einzelne Abteilungsleiter als Empfänger für Urlaubs-/Fehlzeitenanträge hinterlegen. Dadurch sparen Sie sich den Umweg über Ihr Headquarter und geben Ihren Standorten und Abteilungen mehr Gestaltungsspielraum. Der Abteilungsleiter fungiert als zusätzliche Ebene zur Strukturierung des Führungsteams und kann als Admin innerhalb eines Teils der Agentur betrachtet werden. Mit dem Modul Abteilungen bilden Sie Ihre Verwaltungsaufgaben besser und effizienter digital ab und haben stets den Überblick über Ihre Projekte und Teams.
Angebote erstellen
Für Agenturen gilt es, kreativ und innovativ zu sein. Doch auch hier spielt Effizienz eine zentrale Rolle, um im Wettbewerb bestehen zu können. Mit dem Modul Angebote haben Sie die Möglichkeit, standardisierte Angebote schnell und einfach zu erstellen, indem Sie Vorlagen in ZEP hinterlegen. Haben mehrere Mitarbeiter Zugriff auf die Angebotserstellung? Kein Problem, denn ZEP Professional ermöglicht es als Agentursoftware, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an der Erstellung, Prüfung und Angebotsabgabe arbeiten können. Und wenn Ihre Kunden papierlose Arbeitsweisen bevorzugen, können Sie die Angebote direkt aus der Software heraus per E-Mail verschicken. Das ist nicht nur nachhaltiger, sondern auch viel schneller – Und Zeit ist im Agenturalltag Geld.
Sobald Ihr Kunde das Angebot annimmt, können Sie dieses mit unserer passenden Agentursoftware direkt in ein Projekt überführen. Alle Positionen des Angebots werden automatisch in das Projekt übernommen, wodurch Sie und Ihr Team sofort mit der Zeiterfassung auf das angebotene Projekt beginnen können. Dies verkürzt die Projektplanung, sorgt für eine reibungslose Umsetzung und erleichtert die Rechnungsstellung bei Projektende.
Rechtskonforme Rechnungsstellung
Für Agenturen, die nach einem effektiven Rechnungsstellungssystem suchen, bietet ZEP Professional das ideale Zusatzmodul. Denn: Mit dem Modul Rechnungsstellung können Sie von der einfachen Abrechnung bis hin zur Erstellung individueller Zahlungspläne alles erledigen – und das sogar rechtskonform nach der neuen E-Rechnungsverordnung.
In wenigen Schritten stellen Sie Aufwände und Zeiten Ihrer Mitarbeiter direkt in Rechnung und können dies sogar für Ihre Buchhaltung vorkonfigurieren. Automatische Generierung von fortlaufenden Rechnungsnummern, direkter Rechnungsversand per E-Mail und automatisierte Textbausteine für die standardisierte Rechnungserstellung sind nur einige der Vorteile. Für eine reibungslose Übermittlung Ihrer Daten an die Buchhaltung bietet ZEP auch ein Export-Tool an. So können Sie alle relevanten Daten zu einem Projekt fehlerfrei an die Buchhaltung übermitteln - zum Beispiel mit DATEV. Durch diese Schnittstelle reduzieren Sie die Fehleranfälligkeit bei der Übermittlung, wodurch Ihre gesamte Agentur von optimierten Workflows profitiert.
Freie Mitarbeiter einsetzen & abrechnen
Wenn Sie auch Freelancer im Projekteinsatz haben, kann die Zusammenarbeit manchmal mühsam sein. Aber: Mit dem Modul Freie Mitarbeiter können Sie mit Ihren externen Mitarbeitern gemeinsam in einem ZEP arbeiten und erfasste Zeitaufwände direkt als Gutschriften auszahlen lassen. Das Modul gibt Ihnen die Möglichkeit, Freiberufler direkt als solche zu kennzeichnen und interne Stunden- und Tagessätze je Projekt festzulegen – ein absoluter Vorteil unserer Agentursoftware. Sie entscheiden, ob ein Freelancer Rechnungen schreibt oder Gutschriften erhält. Die Verwendung von Gutschriften macht die Abrechnung direkt über ZEP Professional möglich und spart Ihnen somit Zeit und Aufwand bei der Rechnungserstellung und -prüfung. Am Ende des Projekts erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über alle erstellten Gutschriften. So haben Sie die Kontrolle über Ihre Zusammenarbeit mit Ihren Freelancern und können sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist - das erfolgreiche Abschließen Ihrer Projekte.
{{blog-cta}}
Fazit: Effiziente Arbeitsweise mit Agentursoftware
Agentursoftware ist der Schlüssel zu einem strukturierten und produktiven Agenturalltag. Sie kombiniert Zeiterfassung, Projektmanagement und Projektcontrolling in einem einzigen Tool und schafft damit mehr Raum für kreatives Arbeiten. Mit ZEP Professional profitieren Sie von einer umfassenden Plattform, die sich nahtlos in Ihre Arbeitsprozesse integriert und Ihnen den Agenturalltag erleichtert - wenn Sie möchten sogar als all-in-one Projekt-ERP.
Setzen Sie auf eine moderne Agentursoftware, um Ihre Projekte erfolgreich und effizient umzusetzen – und schaffen Sie so die Basis für zufriedene Kunden und ein motiviertes Team.
FAQ
Warum ist eine Agentursoftware für meine Agentur wichtig?
Eine Agentursoftware hilft, Projekte effizient zu verwalten, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zeiterfassung zu automatisieren. Sie ermöglicht eine präzise Budgetplanung und bietet eine klare Übersicht über Ressourcen und Arbeitszeiten, was die Produktivität steigert.
Welche Funktionen sollte eine gute Agentursoftware bieten?
Eine gute Agentursoftware sollte Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungsstellung integrieren. Zusätzliche Funktionen wie die Verwaltung von Überstunden, Fehlzeiten und Abteilungen sowie die einfache Erstellung von Angeboten und Rechnungen sind ebenfalls wichtig.
Wie kann eine Agentursoftware die Zusammenarbeit mit Freelancern erleichtern?
Mit einer Agentursoftware können Sie Freelancern klare Projektzeiten zuweisen und deren Arbeitsaufwände direkt erfassen. Gutschriften und Rechnungen können automatisch erstellt und effizient abgerechnet werden, was den Verwaltungsaufwand minimiert.
