Zeiterfassungssysteme: Diese Funktionen dürfen nicht fehlen!

In Zeiten wachsender Flexibilität und zunehmender Digitalisierung wird eine zuverlässige Zeiterfassung für Unternehmen jeder Größe immer wichtiger. Arbeitszeiten korrekt und rechtssicher zu erfassen, ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern schafft Transparenz und Effizienz im Arbeitsalltag. Doch was muss ein modernes Zeiterfassungssystem bieten, um den Anforderungen gerecht zu werden? Hier sind die wichtigsten Funktionen, die auf keinen Fall fehlen dürfen.

Zeiterfassungssysteme: Wer braucht sie und warum sind sie jetzt Pflicht?

Zeiterfassungssysteme erfassen und dokumentieren die Arbeitszeiten von Beschäftigten. Sie dienen sowohl Arbeitgebern zur Kontrolle, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiten und Pausen eingehalten werden, als auch Mitarbeitenden, um ihre Überstunden und korrekte Lohnabrechnungen nachzuvollziehen.

EuGH- und BAG-Urteil: Zeiterfassung als Pflicht

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied 2019, dass Arbeitszeiten lückenlos erfasst werden müssen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) folgte mit dem Stechuhr-Urteil 2022 und verpflichtete Arbeitgeber, Zeiterfassungssysteme gemäß dem Arbeitsschutzgesetz einzusetzen.

Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem:

• Digitale oder analoge Erfassung
• Einhaltung des Gesundheitsschutzes
• Datenschutzkonformität

Unternehmen müssen jetzt handeln und ein rechtssicheres Zeiterfassungssystem einführen, um gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.

Die wichtigsten Funktionen moderner Zeiterfassungssysteme

In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt ist ein effizientes Zeiterfassungssystem unverzichtbar, um Arbeitszeiten korrekt zu erfassen und die Produktivität zu steigern. Ein modernes System erleichtert nicht nur die Dokumentation von Arbeitszeiten, sondern bietet zahlreiche Funktionen, die den administrativen Aufwand reduzieren und den Überblick über Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten verbessern.

Einfache Bedienbarkeit und intuitive Benutzeroberfläche 🖥️

Ein Zeiterfassungssystem sollte keine technische Herausforderung darstellen. Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Handhabung sowohl für die Personalabteilung als auch für die Mitarbeiter. Ein klares und benutzerfreundliches Design sorgt dafür, dass alle Funktionen schnell zugänglich sind und Arbeitszeiten mühelos eingetragen werden können.

Mobile Zeiterfassung für unterwegs 📱‍

Gerade für Mitarbeiter im Außendienst oder solche, die im Homeoffice arbeiten, ist die mobile Zeiterfassung unerlässlich. Eine App für Smartphones oder Tablets, die eine problemlose Erfassung der Arbeitszeiten ermöglicht, bietet Flexibilität und reduziert den Verwaltungsaufwand.

Projektbezogene Zeiterfassung 📊‍

Viele Unternehmen arbeiten an mehreren Projekten parallel, und es ist wichtig, die aufgewendete Zeit je nach Projekt korrekt zu erfassen. Eine gute Zeiterfassungssoftware bietet die Möglichkeit, Projektzeiten direkt den entsprechenden Projekten oder Aufgaben zuzuordnen, sodass eine genaue Auswertung der aufgewendeten Stunden jederzeit möglich ist.

Automatische Erfassung von Überstunden und Fehlzeiten ⏰‍

Das System sollte automatisch ermitteln können, wann Überstunden anfallen und ob Fehlzeiten vorhanden sind. Dies ermöglicht eine lückenlose Dokumentation und eine korrekte Abrechnung der Arbeitszeiten.

Verwaltung von Abwesenheiten und Urlauben 🏖️‍

Ein modernes Zeiterfassungssystem sollte auch die Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitstagen beinhalten. Dies erleichtert die Dienstplanung und sorgt für eine transparente Urlaubsplanung.

Flexible Nachtragsfunktion 🔄‍

Fehler bei der Zeiterfassung können immer mal passieren. Ein gutes System bietet daher eine unkomplizierte Möglichkeit, Zeiten nachzutragen oder zu korrigieren. Der Prozess sollte jedoch klar geregelt sein.

Berichte und Analysen 📈‍

Die Möglichkeit, Berichte und Auswertungen zu generieren, ist eine wichtige Funktion eines modernen Zeiterfassungssystems. Diese Berichte sollten die Arbeitszeiten, Überstunden, Fehlzeiten und projektbezogenen Zeiten übersichtlich darstellen.

ZEP Zeiterfassungssoftware: Mobile, sichere und flexible Zeiterfassung

Eine der führenden Lösungen im Bereich der Zeiterfassungssoftware ist ZEP. ZEP ist die zentrale Plattform für Ihre Zeiten und Projekte – modular, flexibel und passgenau für Ihre Unternehmensbedürfnisse. Ob digitale Arbeitszeiterfassung, automatisiertes Projektcontrolling oder vollständige Professional Services Automation bzw. ERP-Lösung – ZEP unterstützt Sie in jeder Phase Ihrer Projekte. Unsere Software ist „Made in Germany“ und garantiert höchste Sicherheitsstandards durch Hosting in zertifizierten deutschen Rechenzentren. Seit über 20 Jahren vertrauen uns Unternehmen wie die Deutsche Bahn, Mercedes-Benz und Natuvion bei der Steuerung komplexer Projekte.

Mobile Zeiterfassung

ZEP ermöglicht eine nahtlose Zeiterfassung durch Ein- und Ausstempeln über App, Browser oder Terminal. Mitarbeiter können in Sekundenschnelle ihre Arbeitszeit erfassen, unabhängig davon, ob sie dies am Smartphone, Tablet oder webbasiert am Computer tun. Dank der direkten Synchronisation mit der Cloud bleiben alle Daten immer aktuell und fehlerfrei, was eine lückenlose und genaue Zeiterfassung gewährleistet.

DSGVO-konform & Made in Germany

Die Sicherheit der Daten steht bei ZEP an oberster Stelle. Die Software ist vollständig DSGVO-konform und speichert sämtliche Arbeitszeitdaten in deutschen Rechenzentren, was höchsten Datenschutzanforderungen gerecht wird. Zudem erfüllt ZEP die rechtlichen Anforderungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und die Vorgaben des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022, sodass die Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen jederzeit rechtskonform erfolgt.

Konfigurierbare Pausenregelung und Sonderzeiten

ZEP bietet eine flexibel konfigurierbare Pausenregelung, die sich den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst. Pausen können manuell erfasst oder automatisch gemäß den internen Richtlinien abgezogen werden. Darüber hinaus ermöglicht das System die Verwaltung von Zuschlägen und Sonderarbeitszeiten (z.B. Nachtarbeit), die für jeden einzelnen Mitarbeiter gesetzeskonform und sicher konfiguriert werden können. Dies stellt sicher, dass die Arbeitszeiten korrekt und nach den gesetzlichen Vorgaben erfasst werden.

Individualisierbare Tasks & Auswertungen

Die Auswertung von Arbeitszeiten und Projekten ist mit ZEP besonders einfach. Sie können aus einer Vielzahl von vorgefertigten Reportings wählen oder individuelle Auswertungen zu Kunden, Projekten und Mitarbeitern in Sekundenschnelle generieren. Zudem lassen sich automatische Tasks einrichten, wie z. B. Erinnerungen für das Einstempeln, was für maximale Effizienz und Zeitersparnis sorgt.

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Fazit

Ein modernes Zeiterfassungssystem sollte mehr bieten als nur die Möglichkeit, Ein- und Ausstempelzeiten zu erfassen. Funktionen wie mobile Zeiterfassung, projektbezogene Zeitbuchungen, Überstundenverwaltung und automatische Berichte erleichtern die Arbeit für Mitarbeiter und Personalabteilung erheblich. Ein solches System spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Transparenz und Rechtssicherheit. Gerade in Zeiten von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen ist ein gutes Zeiterfassungssystem unverzichtbar.

Mit ZEP erhalten Unternehmen nicht nur eine mobile und flexible Lösung zur Zeiterfassung, sondern auch eine rechtskonforme Software, die sicherstellt, dass alle Daten DSGVO-konform gespeichert werden. Von der einfachen Handhabung über die Auswertungsmöglichkeiten bis hin zur sicheren Speicherung der Daten – ZEP bietet eine umfangreiche Lösung, die den modernen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung gerecht wird.