„Das Zeiterfassungstool stieß einfach an seine Grenzen“

So beschreibt Michael Löckelt die Ausgangssituation und den Anlass, sich nach einer anderen Lösung umzusehen. Als Head of Customer Solutions bei sovanta ist er für die erfolgreiche Durchführung der Projekte für die sovanta Kunden verantwortlich. Er ergänzt:

„Unser Ziel war es, eine Lösung zu finden mit Funktionen, die über die reine Zeiterfassung hinausgehen.“

Michael Löckelt

Head of Customer Solutions, sonvanta AG

Während der Evaluierungsphase möglicher Lösungsalternativen stieß ein neuer Mitarbeiter zu sovanta, der eine weitere Option ins Spiel brachte: Die cloudbasierte Lösung ZEP der Firma provantis IT Solutions. Der „Neue“ hatte bei seinem Vorgänger-Job sehr gute Erfahrungen mit der Software-Anwendung gemacht, und so erhielt er nach einer entsprechenden Testphase kurzerhand den Auftrag, ZEP auch bei sovanta einzuführen.

ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.

Im Sommer 2017 erfolgte der Umstieg auf ZEP. Heute wird die gesamte Zeiterfassung über die Lösung abgewickelt. Michael Löckelt bestätigt:

„Wir erfassen nicht nur alle im Zusammenhang mit Kundenprojekten anfallenden Projektzeiten in ZEP, sondern auch alle Zeiten, die bei internen Projekten anfallen. Darüber hinaus nutzen wir ZEP für ein umfassendes Projekt-Controlling.“

Michael Löckelt

Head of Customer Solutions, sonvanta AG

Mobiler Einsatz: Belegerfassung per Smartphone-Kamera

Zusätzlich zur Weboberfläche greifen die sovanta Mitarbeiter auch über ZEP mobile, die mobilen Apps von ZEP, auf die Lösung zu. Diese sind für alle gängigen Betriebssysteme (iOS, Android) verfügbar und ermöglichen es, jederzeit auch unterwegs auf ZEP zuzugreifen und Arbeits- bzw. Reisezeiten zu erfassen. Michael Löckelt erklärt:

„Unsere Projektarbeiten erfolgen generell eher ‚remote‘ in unseren Büros, dennoch ist das Erfassen der Projektzeiten über das Handy natürlich praktisch. Gerade unsere Mitarbeiter im Customer Engagement und Projektmanagement schätzen die Möglichkeit, mobil auf ZEP zugreifen zu können.“

Michael Löckelt

Head of Customer Solutions, sonvanta AG

Für die Reisekostenabrechnung nutzen die sovanta Mitarbeiter das ZEP Zusatzmodul Dienstreisen & Reisekostenabrechnung.

„Die Belegerfassung per Smartphone-Kamera ist eine sehr nützliche Funktion, die gerne und häufig genutzt wird“

Michael Löckelt

Head of Customer Solutions, sonvanta AG

Weitere Zusatzmodule und -funktionen von ZEP, die bei sovanta zum Einsatz kommen, sind die Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung sowie die SOAP-Schnittstelle. Letztere wird dafür genutzt, um die in ZEP erfassten Projektzeiten zur Visualisierung in von sovanta selbst entwickelte Anwendungen zu übertragen.

ZEP: Enterprise Software statt Zeiterfassungstool

Mit dem bisherigen Einsatz von ZEP bei der sovanta AG ist man nach Aussage von Herrn Löckelt „sehr zufrieden“. Der modulare Ansatz der Softwarelösung entspricht den Anforderungen des Software-Unternehmens, statt einem reinen Zeiterfassungstool eine Enterprise Software-Lösung für die Bereiche Zeiterfassung und Projekt-Controlling zur Verfügung zu haben. Für die Zukunft ist geplant, diesen Einsatz auf weitere Bereiche wie z. B. die Rechnungstellung zu erweitern und dabei weitere ZEP-Module zu integrieren.