Starkes Wachstum in fünf Jahren Bedarf an verläßlicher Zeiterfassungs- und Projektmanagementlösung
Die AB-projects-Informatiker sind bekannt für ihre effizienten Konzepte: „Wir bieten immer eine effiziente IT-Lösung, die auch realisierbar ist“, sagt Jürgen Heilmann, seit 2010 Projektmanager im Unternehmen. Quasi als „dritter Mann“ kam er zur Unterstützung der beiden Gründer und Geschäftsführer zu AB projects und betreute zwei IT-Migrationsprojekte. Schnell wurden aus zwei Projekten zehn. Zusätzliche Mitarbeiter mussten her. Mit der Zahl der Projekte und Experten im Unternehmen wuchs der Bedarf an einer verlässlichen Zeiterfassungs- und Projektmanagementlösung. Zu diesem Zeitpunkt wurden Projektdaten in Excel-Tabellen eingetragen und – wie bei vielen „Jungunternehmen“– arbeiteten die Gründer und Geschäftsführer rund um die Uhr. Ein Controlling im eigentlichen Sinn gab es nur eingeschränkt: Die Zeiterfassung erfolgte beim Kunden, Reisekosten wurden aufgrund von Eintragungen in ein Excel-Sheet abgerechnet.
Steuerung nach Fixpreisen oder nach Stunden?
Die Projekte der IT-Beratung sind sehr unterschiedlich und können von fünf Manntagen bis hin zu drei Jahren dauern. Einige werden nach Fixpreisen, andere nach Stunden abgerechnet. Eins haben sie alle gemeinsam: Sie müssen effizient sein und Kosten einsparen. „Für unsere Kunden und für uns muss am Ende ein Plus herauskommen“, bringt Heilmann den wirtschaftlichen Aspekt auf den Punkt. Dabei helfen eine genaue Ressourcenerfassung und Steuerung der Projekte. Einen Fixpreis zu vereinbaren bedeutete in der Vergangenheit stets ein hohes finanzielles Risiko: „Man musste immer auf der Grundlage früherer Projekte den Aufwand für neue Aufgaben schätzen“, so Heilmann. Dadurch gab es in den Kalkulationen immer einen gewissen Unsicherheitsfaktor.
Treffer beim Surfen
Im Internet fand Heilmann die provantis-Software „ZEP“. Er hat die auf der Website angebotene kostenlose Installation über einen Testaccount ausprobiert und war von ihrer Performance angetan. Er ist überzeugt, dass die Lösung besonders für solche Unternehmen geeignet ist, die Zeiterfassung und Projektmanagement im Zusammenhang sehen und über effiziente Nachkalkulationen ihre Leistung verbessern wollen. Verschiedene andere Programme, die Heilmann verglich, erfüllten diesen Anspruch nicht. Bei den Mitarbeitern stieß die Einführung der neuen Zeiterfassungs- und Projektmanagementlösung zunächst „auf einen natürlichen Widerstand gegenüber Neuerungen.“ Einige Vorbehalte mussten überwunden werden, bis auf ZEP umgestellt wurde. „Im Projektalltag haben die Kollegen festgestellt, dass es keine Verschwendung ist, ihre Projektdaten in ZEP zu erfassen, und sie erkennen den Nutzen“, so Heilmann.
Direkter Draht zum Support
Der Einführungsaufwand von ZEP war relativ gering, mit steigenden Nutzerzahlen wuchs lediglich der interne Schulungsbedarf. Als Key- Anwender ist Heilmann die Schnittstelle zu den ZEP-Beratern bei provantis. Die Handbücher werden inzwischen nicht mehr benötigt. Wenn sich Fragen ergeben, schätzt er den direkten Draht zum Support: „Auch wenn mein erster Ansprechpartner einmal nicht im Büro erreichbar sein sollte, bekomme ich fachlich versierte Unterstützung – toll.“
Mit ZEP werden bei AB projects heute die Zeiten und Belege erfasst, auch die Reisekostenabrechnung erfolgt über das System. Darüber hinaus wird die Software zur Vorbereitung der Rechnungserstellung bzw. Nachverfolgung abgerechneter Projektmeilensteine genutzt. In Zukunft soll die Projektkontrolle noch detaillierter erfolgen. Die Funktion „Überstunden/Urlaube“ ist für alle Mitarbeiter heute Standard. Wenn ein neuer Auftrag ins Haus kommt, wird das Projekt in ZEP angelegt. Jedes Projekt bekommt in ZEP Mitarbeiter zugeordnet und wird in drei bis vier Meilensteine unterteilt. Jeder Meilenstein wird in ZEP abgerechnet und die Informationen werden an das Steuerbüro weitergeleitet. Eine wichtige Aufgabe, die ZEP ebenfalls übernimmt, ist die (Lohn-)Kostenverteilung (DATEV) auf die Projektkostenstellen auf der Basis der erfassten Stunden des Vormonats. Ein weiterer besonderer Nutzen des Systems ist die projektkostenstellenbezogene Erfassung aller Belege.
Transparenz bei Aufwand und Auswertung
Heilmann: „Heute ist in ZEP ersichtlich, wo welcher Aufwand entsteht. Es lässt sich aus den Ergebnissen schließen, was man bei ähnlichen Projekten in Zukunft noch effektiver machen kann.“ Aus ZEP lassen sich viele Auswertungen generieren. Am häufigsten wird die Monatsauswertung über „Projekte & Mitarbeiter“ (als Matrix) genutzt. Die Liste der Projekte wird regelmäßig zur Abstimmung der Kostenstellen dem Steuerberater vorgelegt. Eine Auswertung, die Key-User Heilmann ständig verwendet, zeigt die Gesamtstunden im Projekt und den Vergleich zur Projektplanung. In Zukunft wünscht sich der Informatiker als weitere Funktion die Artikelverwaltung, damit auch die Angebotserstellung in ZEP erfolgen kann.
ZEP macht Projekterfolge einfach messbar
„ZEP ist ideal für die Erfassung der Plankosten und die Kalkulation interner Stundensätze – für uns eine nahezu perfekte Lösung“, so Heilmann. Alle Projekte sind messbar geworden, die Projektkontrolle schneller. Sein Fazit: „Wir sind zufrieden, ZEP unterstützt das Wachstum unserer Firma an der richtigen Stelle – ohne ZEP wäre das Risiko bei einer Fehlkalkulation zu groß.“
