Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine bedeutende Änderung im deutschen Arbeitsrecht in Kraft: Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) bringt eine wichtige Neuerung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer – die Einführung des digitalen Arbeitsvertrags. Was genau sich hinter diesem Schritt verbirgt und welche Auswirkungen er auf den Arbeitsalltag hat, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Was war bisher? – Der Schriftformzwang
Bislang sah das Nachweisgesetz (NachwG) vor, dass Arbeitsverträge in schriftlicher Form abgefasst und vom Arbeitgeber eigenhändig unterschrieben werden mussten. Diese Anforderung wurde durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) festgelegt und bedeutete, dass alle wesentlichen Vertragsbedingungen, die im Arbeitsvertrag dokumentiert sind, in Papierform mit einer „nassen Unterschrift“ besiegelt werden mussten.
Zwar war es theoretisch möglich, Arbeitsverträge elektronisch zu versenden, doch das Gesetz ließ keine digitale Form zu – sowohl die Unterschrift als auch die Vereinbarung der wesentlichen Arbeitsbedingungen mussten in schriftlicher Form erfolgen.
Was ändert sich mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV?
Mit dem Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV am 01. Januar 2025, wird diese strikte Anforderung zur schriftlichen Form aufgebrochen. Arbeitsverträge, Niederschriften der wesentlichen Vertragsbedingungen und Änderungsverträge können künftig in Textform abgeschlossen werden – und das vollständig digital.
Die Neuerungen im Überblick:
- Textform statt Schriftform: Ab 2025 genügt es, wenn der Arbeitsvertrag in Textform übermittelt wird (z. B. per E-Mail oder als PDF-Dokument).
- Keine eigenhändige Unterschrift mehr nötig: Für die Gültigkeit des Arbeitsvertrags ist nun keine handschriftliche Unterschrift erforderlich. Auch eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht mehr notwendig.
- Digitale Übermittlung: Arbeitsverträge können bequem und rechtssicher per E-Mail oder mit Programmen wie DocuSign versendet werden.
- Befristete Verträge und Wettbewerbsverbote: Bestimmte Verträge, wie befristete Arbeitsverträge oder solche mit einem nachvertraglichen Wettbewerbsverbot, bleiben von dieser Regelung unberührt. Sie müssen weiterhin in der traditionellen schriftlichen Form abgeschlossen werden.
Wesentliche Voraussetzungen für den digitalen Arbeitsvertrag
Für die Zulässigkeit der Textform müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Der digitale Arbeitsvertrag – Welche Ausnahmen gibt es?
Trotz der weitreichenden Erleichterungen im Bürokratieentlastungsgesetz IV gibt es auch weiterhin bestimmte Ausnahmen, bei denen die Schriftform erforderlich bleibt:
- Befristete Arbeitsverträge: Diese müssen weiterhin schriftlich erfolgen, ausgenommen sind lediglich Befristungen auf das Erreichen der Regelaltersgrenze der Rentenversicherung.
- Nachvertragliche Wettbewerbsverbote: Arbeitsverträge mit einem nachvertraglichen Wettbewerbsverbot unterliegen weiterhin der Schriftformerfordernis.
- Branchenabhängige Ausnahmen: In bestimmten Branchen, wie dem Baugewerbe oder der Gastronomie, müssen Arbeitsverträge ebenfalls weiterhin schriftlich abgeschlossen werden.
Vorteile des digitalen Arbeitsvertrags
Die Einführung des digitalen Arbeitsvertrags bringt zahlreiche Vorteile mit sich, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer:
⏱️ Zeitersparnis: Arbeitsverträge können schneller abgeschlossen werden, ohne den Umweg über Papierdokumente.
💰 Kostenersparnis: Die Notwendigkeit für Druck und Versand entfällt, was sowohl Kosten für Materialien als auch für Porto reduziert.
🌱 Umweltfreundlichkeit: Durch die Reduzierung von Papierverbrauch wird ein nachhaltigerer Umgang mit Ressourcen gefördert.
📱 Flexibilität: Arbeitsverträge können von überall und zu jeder Zeit abgeschlossen und eingesehen werden.
ZEP: Die Rolle der Dokumentenverwaltung
Mit der Einführung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) ab dem 1. Januar 2025 und der Möglichkeit, Arbeitsverträge in Textform statt in traditioneller Schriftform zu schließen, wird die digitale Verwaltung von Arbeitsverträgen und weiteren relevanten Dokumenten immer wichtiger. ZEP bietet mit dem Modul Dokumentenverwaltung eine effektive Lösung, um den digitalen Wandel sicher und effizient zu gestalten.
Zentrale Dokumentenablage und sichere Speicherung
Die digitale Aufbewahrung von Arbeitsverträgen und anderen sensiblen Dokumenten wird durch ZEP erleichtert. Alle relevanten Dateien können an einem zentralen Ort gespeichert werden, sodass Sie jederzeit darauf zugreifen können. Mit einer klar strukturierten Ablage in ZEP, unterstützt durch Ordner und Tags, behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumente.
Versionierung für Transparenz und Nachverfolgbarkeit
Ein weiteres zentrales Merkmal der ZEP Dokumentenverwaltung ist die Versionierung. Änderungen an Dokumenten wie Arbeitsverträgen oder Ergänzungsvereinbarungen werden automatisch nachverfolgt, sodass der gesamte Bearbeitungsverlauf transparent bleibt. Diese Funktion ermöglicht es, nicht nur die aktuelle Version eines Vertrags zu speichern, sondern auch auf frühere Fassungen zuzugreifen. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wann und von wem Änderungen vorgenommen wurden – eine wichtige Funktion gerade in Zeiten der digitalen Dokumentenverwaltung.
Präzise Steuerung von Zugriffsrechten
Die Zugriffsrechte in ZEP erlauben eine präzise Steuerung darüber, wer auf welche Dokumente zugreifen kann. Mit einer gezielten Berechtigungsverwaltung können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Arbeitsverträge oder andere vertrauliche Daten einsehen oder bearbeiten können. Diese Kontrolle trägt maßgeblich dazu bei, die Sicherheit und Integrität der Dokumente zu gewährleisten und schützt sensible Unternehmens- und Personaldaten vor unbefugtem Zugriff.
Mit ZEP wird die Digitalisierung von Arbeitsverträgen und anderen sensiblen Dokumenten nicht nur effizient, sondern auch sicher gestaltet. Nutzen Sie die Vorteile der ZEP Dokumentenverwaltung und treiben Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voran.
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Fazit
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung der Arbeitswelt. Ab dem 1. Januar 2025 wird es Arbeitgebern möglich sein, Arbeitsverträge und Änderungsverträge digital und in Textform zu schließen, wodurch die administrative Belastung verringert und Prozesse beschleunigt werden. Zwar gibt es weiterhin Ausnahmen, aber insgesamt wird die Neuerung eine erhebliche Erleichterung für Unternehmen und deren HR-Abteilungen darstellen.
Die Umstellung auf digitale Arbeitsverträge bedeutet nicht nur ein Plus an Effizienz, sondern ist auch ein weiteres Signal für die zunehmende Digitalisierung im Arbeitsrecht und in der Arbeitswelt insgesamt.
Bereit für die digitale Zukunft? Nutzen Sie die Vorteile des Bürokratieentlastungsgesetzes IV und gestalten Sie Ihre Arbeitsprozesse effizienter und zukunftssicher.
FAQs
Was ändert sich mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV?
Ab dem 1. Januar 2025 können Arbeitsverträge in Textform digital abgeschlossen werden. Die bisher erforderliche handschriftliche Unterschrift entfällt, was den Prozess schneller und effizienter macht.
Gibt es Ausnahmen für den digitalen Arbeitsvertrag?
Ja, befristete Arbeitsverträge und Verträge mit nachvertraglichem Wettbewerbsverbot müssen weiterhin schriftlich abgeschlossen werden. Einige Branchen, wie das Baugewerbe, behalten ebenfalls die Schriftform bei.
Wie unterstützt ZEP die Verwaltung digitaler Arbeitsverträge?
ZEP bietet eine zentrale, sichere Ablage für digitale Arbeitsverträge und ermöglicht eine präzise Steuerung von Zugriffsrechten. Zudem sorgt die Versionierung für Transparenz und Nachverfolgbarkeit aller Dokumentenänderungen.
